Hinweisgeberschutzgesetz
Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Meldung von Informationen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes
1. Allgemeine Information
Wir nehmen den Schutz Ihrer Grundrechte (Recht auf informationelle Selbstbestimmung aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz (GG)) sehr ernst.
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt und entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften. Wir möchten Sie ausführlich und transparent über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Die folgenden Hinweise sollen Ihnen einen Überblick darüber geben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Das Gesetz verbietet Repressalien gegenüber den hinweisgebenden Personen und verpflichtet Arbeitgeber, sichere Kanäle für die Meldungen einzurichten. Das genutzte Portal der Musterstadt ist für diesen Zweck eingerichtet worden.
Die Verarbeitung der über das digitale externe Hinweisgebersystem der Robert Aebi GmbH, der Robert Aebi Landtechnik GmbH und der werwie GmbH bekanntgegebenen personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der Aufgaben und Verpflichtungen der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)) sowie dem damit verbundenen Verfahren.
Konkret handelt es sich dabei um die Entgegennahme, Dokumentation und Weiterleitung von Meldungen über Verstöße, die Ergreifung von entsprechenden Folgemaßnahmen sowie erforderlichenfalls die Einholung von weiteren Informationen bei der und die Rückmeldung an die hinweisgebende Person durch die Meldestelle.
3. Art der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Personenbezogene Daten des Hinweisgebers:
für den Fall, dass die Meldung durch die hinweisgebende Person(en) nicht anonym erfolgt werden jene Daten verarbeitet, welche die hinweisgebende Person(en) freiwillig im Rahmen der Meldung bekannt gibt/geben. Dabei handelt es sich primär um Identifikationsdaten, Erreichbarkeitsdaten, berufs- und tätigkeitsbezogene Daten
• Personenbezogene Daten der Gemeldeten und weiterer Dritter
es werden jene Daten verarbeitet, welche im Zuge eine Meldung/Offenlegung ggf seitens der hinweisgebenden Person(en) bekannt gegeben wird/werden. Dabei handelt es sich primär um Identifikationsdaten, Erreichbarkeitsdaten, berufs- und tätigkeitsbezogene Daten
• Inhaltliche Beschreibung des gemeldeten Verstoßes und der getroffenen Maßnahmen
4. Empfänger Ihrer Daten / Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Die Ersteinschätzung eingehender Meldungen/Hinweise vor Entscheid zur weiteren Bearbeitung findet durch die benannten Meldestellenverantwortlichen statt.
Sofern die Bearbeitung eines Hinweises ergeben hat, dass diesbezügliche Meldepflichten bestehen, erfolgt eine Mitteilung des Sachverhaltes an die zuständige(n) Dienst-, Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörde(n).
In verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahren kann auch die Identität der hinweisgebende(n) Person(en) ohne diesbezügliche Einwilligung (gem. § 9 HinSchG) offengelegt werden.
Als weitere Empfänger Ihrer Daten gelten von uns zur Verarbeitung Ihrer Daten herangezogene Auftragsverarbeiter aus dem europäischen Raum. Hierbei ist durch technische und organisatorische Maßnahmen, rechtliche Grundlagen und den Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung oder Geheimhaltungsvereinbarungen, die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.
5. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht, wenn die Löschung gemäß den dafür geltenden Datenschutzbestimmungen gesetzlich vorgeschrieben ist und wenn sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind.
Die Dokumentation eingehender Meldungen wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
6. Verantwortlicher und Ansprechpartner
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten sind:
Robert Aebi GmbH
Armin Süß
Telefon: +49 7392 95 53 0
E-Mail: datenschutz@robert-aebi.com
Robert Aebi Landtechnik GmbH
Jens Feldmann
+49 6571 955 88 0
datenschutz@robert-aebi.com
werwie GmbH
Marius Jakoby
Telefon: +49 6501 9363-0
E-Mail: datenschutz@werwie.com
Ansprechpartner für Belange des Datenschutzes ist die Datenschutzbeauftragte. Das Datenschutzmandat gilt für die Firmen Robert Aebi GmbH, Robert Aebi Landtechnik GmbH, werwie GmbH:
Datenschutzbeauftragte
Frau Ilka Kistinger
Telefon: +49 6157 6444
E-Mail: Ilka.kistinger.partner@dekra.com
7. Datenschutzrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) steht jeder betroffenen Person in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch zu, sofern nicht andere Gesetze dem entgegenstehen.
Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO
Die Betroffenen haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von ihnen verarbeiten. Sie können darüber hinaus Auskunft über die in Art. 15 Abs. 1 Buchst. a) – h) genannten Informationen verlangen.
In dem Auskunftsantrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO
Sollten die betreffenden Daten nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein, haben die Betroffenen das Recht, Berichtigung und Vervollständigung der Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO
Die Betroffenen können eine Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn eine Verarbeitung durch uns aus den in dieser Vorschrift genannten Gründen unzulässig ist.
Eine Löschung kann jedoch nicht verlangt werden, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO, insbesondere in folgenden Fällen:
- die Daten sind für den Verarbeitungszweck noch erforderlich,
- die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht fort,
- die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen noch.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO
Unter den in dieser Vorschrift genannten Voraussetzungen können die Betroffenen die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) verlangen, z.B. eine Löschung ihrer Daten verhindern, weil diese zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 EU-DSGVO
Ihnen steht das Recht zu, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Die Bereitstellung erfolgt in einem maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO
Die Betroffenen haben ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Jedoch können wir dem nicht nachkommen, soweit an der weiteren Verarbeitung ein überwiegendes Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur weiteren Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Abgabeverfahrens).
Recht auf Beschwerde, Art. 77 EU-DSGVO
Jeder betroffenen Person steht im Übrigen ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn sie der Ansicht ist, dass eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO verstößt oder wir ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind.
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist für die Robert Aebi GmbH:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 711/61 55 41 – 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de-mail.de
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist für die Robert Aebi Landtechnik GmbH sowie die werwie GmbH:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
Telefon: +49 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de